Funciones principales:

-Crear un ambiente acogedor, recibiendo, informando y guiando a los visitantes, empleados y proveedores de manera cordial, amigable y profesional:
-Recibir a los visitantes, determinar la naturaleza u objetivo de su visita y guiarlos a sus destinos correspondientes.
-Controlar la entrada y salida de visitantes y empleados manejando las listas de acceso del departamento de seguridad, tomando nota de los datos de los visitantes.
-Entregar pases de seguridad en caso de ser necesario.
-Reportar cualquier actividad sospechosa a los agentes de seguridad.
-Hacerse cargo de todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes entrantes y salientes:
-Atender, monitorear y canalizar llamadas y correos entrantes, además de remitir los requerimientos de una persona al departamento pertinente.
-Tomar mensajes y remitirlos a la persona correspondiente.
-Recibir, clasificar y entregar la correspondencia.
-Coordinar servicios de Courier y mensajería.
-Responder a solicitudes de información sobre la empresa u organización en persona, por vía telefónica o por correo electrónico:
-Responder preguntas, resolver problemas o quejas y orientar a los visitantes apropiadamente.
-Redactar y distribuir memos para informar tanto a clientes como al personal de la empresa.
-En algunos casos, promover los servicios o productos de la empresa.
-Llevar un registro manual o computarizado y ocuparse del calendario de citas, de reservaciones del salón de reuniones, de las listas de contactos, de los pagos recibidos y enviados, de recibos, entre otros.
-Archivar y organizar documentos (correos electrónicos, facturas, recibos, reportes, entre otros) tanto en físico como en formato digital.
-Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de datos, entregar recibos y llevar la contabilidad cuando sea necesario.
-Mantener el área de recepción limpia y ordenada en todo momento:
-Coordinar el debido mantenimiento del equipo de oficina.
-Realizar pedidos de materiales de oficina cada vez que sea necesario y mantener un inventario de los mismos.
-En algunos casos, encargarse de los procesos de apertura y cierre de la oficina.
-Llevar a cabo tareas de apoyo administrativo, como lo son la revisión de documentos, procesar textos, la gestión del correo, las tareas financieras, el archivado y mantenimiento de registros de pagos, facturas, hojas de cálculo y otros documentos.
-Cerciorarse de que en todo momento se sigan los procedimientos de seguridad de la empresa u organización.